Opgaaf ICP doen is nodig als je als ondernemer bepaalde goederen of diensten levert aan zakelijke klanten in andere EU-landen. Deze opgaaf staat naast btw aangifte doen en helpt om intracommunautaire prestaties binnen de EU te rapporteren. Voor veel zzp’ers en kleine ondernemers wordt ICP pas relevant zodra zij een klant buiten Nederland maar binnen de EU krijgen.
ICP staat voor intracommunautaire prestaties. Het gaat dus om prestaties aan ondernemers in andere EU-landen. Denk aan diensten aan een Belgische onderneming, goederen aan een Duitse klant of werkzaamheden voor een Franse zakelijke klant waarbij de btw wordt verlegd.
Wat is opgaaf ICP?
Opgaaf ICP is een aanvullende opgave waarin je aangeeft welke intracommunautaire leveringen en diensten je hebt verricht aan ondernemers in andere EU-landen. Je geeft per klant meestal het btw-nummer en het bedrag op.
De opgaaf ICP is dus geen vervanging van je btw-aangifte. Je doet beide als jouw situatie daarom vraagt. Je btw-aangifte geeft totaalbedragen weer, terwijl de ICP-opgaaf specifieker laat zien aan welke EU-klanten je hebt geleverd.
Lees ook btw aangifte buitenland voor de bredere context.
Wanneer moet je opgaaf ICP doen?
Je moet opgaaf ICP doen als je intracommunautaire prestaties hebt. Dat kunnen goederenleveringen zijn aan ondernemers in andere EU-landen, maar ook bepaalde diensten waarbij de btw is verlegd naar de afnemer.
Voorbeelden:
- je levert goederen aan een Belgische ondernemer;
- je verricht advieswerk voor een Duitse onderneming;
- je bouwt een website voor een Franse zakelijke klant;
- je levert diensten aan een Spaanse ondernemer;
- je factureert zonder Nederlandse btw omdat btw is verlegd.
Bij diensten is btw binnen EU diensten belangrijk om eerst te begrijpen.
Wanneer hoef je geen ICP te doen?
Je hoeft niet voor elke buitenlandse transactie opgaaf ICP te doen. Lever je aan particulieren, dan is ICP meestal niet hetzelfde van toepassing. Koop je zelf diensten in uit het buitenland, dan doe je daarvoor meestal geen ICP-opgaaf als afnemer. Ook transacties buiten de EU vallen niet onder ICP.
Vraag jezelf af:
- lever ik aan een ondernemer?
- zit de klant in een ander EU-land?
- gaat het om goederen of diensten die onder ICP vallen?
- is de btw verlegd of 0% toegepast?
- heb ik het btw-nummer van de klant?
Als het antwoord niet duidelijk is, controleer dan de regels of vraag advies.
Btw-nummer van de klant
Voor opgaaf ICP heb je het btw-nummer van je EU-klant nodig. Controleer dat nummer voordat je factureert. Het btw-nummer moet geldig zijn en passen bij je klant.
Bewaar bewijs van controle in je administratie. Dit kan later belangrijk zijn als je moet aantonen waarom je geen Nederlandse btw hebt gerekend.
Lees ook btw op facturen controleren.
Factuur bij ICP-transacties
Bij een ICP-transactie factureer je meestal zonder Nederlandse btw. Op de factuur vermeld je dat de btw is verlegd of dat het om een intracommunautaire levering gaat, afhankelijk van de situatie. Het btw-nummer van de klant moet duidelijk op de factuur staan.
Controleer op je factuur:
- jouw btw-nummer;
- btw-nummer van klant;
- klantland;
- factuurnummer;
- factuurdatum;
- omschrijving;
- bedrag exclusief btw;
- juiste tekst voor verlegging of 0%;
- geen Nederlandse btw als dat klopt.
Lees btw verleggen uitleg voor de factuurtekst bij verlegde btw.
ICP en btw-aangifte moeten aansluiten
De bedragen in je opgaaf ICP moeten logisch aansluiten op je btw-aangifte. Als je in je btw-aangifte EU-omzet opgeeft, moet de specificatie in ICP daarmee overeenkomen waar dat nodig is.
Veel fouten ontstaan doordat ondernemers wel de btw-aangifte invullen, maar ICP vergeten. Of andersom: ze doen ICP, maar boeken de omzet verkeerd in de btw-aangifte.
Gebruik het btw aangifte stappenplan om je proces te structureren.
Opgaaf ICP voor diensten
Bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen kan ICP nodig zijn als de btw is verlegd naar de afnemer. Denk aan advies, marketing, ontwerp, softwareontwikkeling, consultancy of andere zakelijke diensten.
Voorbeeld:
Je levert marketingadvies aan een Belgische ondernemer. Je controleert het Belgische btw-nummer, factureert zonder Nederlandse btw met “btw verlegd” en geeft de dienst op in je ICP-opgaaf als dat van toepassing is.
Opgaaf ICP voor goederen
Bij goederenleveringen aan ondernemers in andere EU-landen kan een intracommunautaire levering ontstaan. Vaak gebruik je 0% btw, maar alleen als aan voorwaarden is voldaan. Je moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat de goederen naar een ander EU-land zijn vervoerd.
Bewaar daarom bewijs zoals transportdocumenten, orderbevestigingen, correspondentie en aflevergegevens.
Hoe vaak doe je opgaaf ICP?
De frequentie kan afhangen van je situatie en type transacties. Sommige ondernemers doen ICP per kwartaal, anderen vaker. Controleer dit in je eigen omgeving of met je boekhouder.
Het belangrijkste is dat ICP niet vergeten wordt naast je gewone btw-aangifte. Zet beide deadlines in je agenda. Lees ook btw aangifte deadline.
ICP en boekhoudsoftware
Veel boekhoudsoftware kan ICP voorbereiden als je de juiste btw-codes gebruikt. Kies bij EU-klanten dus niet zomaar een gewone omzetcategorie. Gebruik een categorie voor EU-diensten, intracommunautaire leveringen of btw verlegd.
Controleer daarna altijd of de klantgegevens en btw-nummers compleet zijn. Software helpt, maar jij blijft verantwoordelijk voor de juistheid.
ICP en KOR
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling? Dan moet je extra goed controleren of ICP alsnog relevant kan zijn. De KOR vereenvoudigt Nederlandse btw, maar EU-transacties kunnen eigen regels hebben.
Lees kleineondernemersregeling btw en btw aangifte met KOR.
Veelgemaakte fouten
Veelvoorkomende fouten bij ICP zijn:
- ICP vergeten;
- verkeerd btw-nummer gebruiken;
- particuliere klanten opnemen;
- bedragen niet laten aansluiten op btw-aangifte;
- goederen en diensten verkeerd categoriseren;
- 0% toepassen zonder bewijs;
- btw verlegd vergeten op de factuur;
- buitenlandse omzet gewoon als Nederlandse omzet boeken;
- correcties niet verwerken.
Lees btw aangifte fouten voorkomen.
Praktische checklist
Controleer voor ICP:
- Is de klant ondernemer?
- Zit de klant in een ander EU-land?
- Is het btw-nummer geldig?
- Lever je goederen of diensten?
- Is btw verlegd of 0% toegepast?
- Staat de juiste tekst op de factuur?
- Is bewijs bewaard?
- Sluit ICP aan op de btw-aangifte?
- Is de juiste periode gebruikt?
- Zijn correcties verwerkt?
Veelgestelde vragen
Wat betekent ICP?
ICP staat voor intracommunautaire prestaties: leveringen en bepaalde diensten aan ondernemers in andere EU-landen.
Is ICP hetzelfde als btw-aangifte?
Nee. ICP is een aanvullende opgave naast je btw-aangifte.
Moet ik ICP doen voor particuliere klanten?
Meestal niet. ICP gaat vooral over prestaties aan ondernemers in andere EU-landen.
Heb ik een btw-nummer van mijn klant nodig?
Ja, bij ICP-transacties is een geldig btw-nummer van de EU-klant belangrijk.
Wat als ik ICP vergeet?
Dan moet je dit zo snel mogelijk herstellen. Controleer ook of je btw-aangifte klopt.
Moet ik ICP doen voor software die ik inkoop?
Meestal niet als afnemer. Wel moet je mogelijk verlegde btw verwerken in je btw-aangifte.
Conclusie
Opgaaf ICP doen is belangrijk als je goederen of bepaalde diensten levert aan ondernemers in andere EU-landen. Het is geen vervanging van je btw-aangifte, maar een aanvullende specificatie.
Controleer btw-nummers, gebruik correcte factuurteksten en zorg dat je ICP-opgaaf aansluit op je btw-aangifte. Zo voorkom je fouten bij internationale EU-transacties.
