Btw terugvragen als ondernemer: wanneer kan het en hoe werkt het?

Btw terugvragen als ondernemer kan wanneer je meer aftrekbare btw hebt betaald over zakelijke kosten dan je aan klanten hebt berekend. Dit hoort bij btw aangifte doen, omdat je in je btw-aangifte niet alleen aangeeft hoeveel btw je moet betalen, maar ook hoeveel btw je mag aftrekken. Het verschil kan soms leiden tot een teruggaaf.

Vooral starters, ondernemers met investeringen en bedrijven met tijdelijk lage omzet krijgen hiermee te maken. Denk aan een kwartaal waarin je een laptop, voorraad, gereedschap of software hebt gekocht, maar nog weinig omzet hebt gemaakt. Dan kan de btw op je kosten hoger zijn dan de btw op je verkopen.

Wat betekent btw terugvragen?

Btw terugvragen betekent dat je via je btw-aangifte aangeeft dat je recht hebt op teruggaaf van btw. Dit gebeurt meestal doordat je voorbelasting hoger is dan de btw die je hebt berekend aan klanten.

Voorbelasting is de btw die je betaalt over zakelijke inkopen, kosten en investeringen. Als die btw aftrekbaar is, mag je die verrekenen met de btw over je omzet.

Voorbeeld:

Je hebt €300 btw aan klanten berekend. Je hebt €700 btw betaald over zakelijke investeringen. Dan is je voorbelasting hoger dan je af te dragen btw. Het verschil van €400 kun je mogelijk terugkrijgen.

Lees meer bij voorbelasting aftrekken.

Wanneer kun je btw terugvragen?

Je kunt btw terugvragen als je voldoet aan de voorwaarden voor aftrek. In de praktijk gaat het vaak om deze situaties:

• je hebt veel zakelijke kosten gemaakt;
• je hebt geïnvesteerd in apparatuur;
• je bent net gestart en hebt nog weinig omzet;
• je hebt voorraad gekocht;
• je hebt zakelijke software of diensten betaald;
• je klant heeft een factuur niet betaald;
• je hebt eerder te veel btw aangegeven;
• je corrigeert een fout uit een vorige periode.

Bij een gewone aangifte verloopt terugvragen meestal automatisch via de btw-aangifte. Bij correcties kan btw aangifte corrigeren of btw suppletie doen nodig zijn.

Btw terugvragen bij startkosten

Startende ondernemers maken vaak kosten voordat er omzet is. Denk aan website, laptop, kantoorinrichting, software, marketing, opleiding of voorraad. Als deze kosten zakelijk zijn en je gebruikt ze voor btw-belaste activiteiten, kun je de btw mogelijk aftrekken.

Daarom kan eerste btw aangifte doen leiden tot teruggaaf, zelfs als je nog geen klanten hebt. Controleer je startkosten dus goed.

Btw terugvragen zonder omzet

Ook zonder omzet kun je soms btw terugvragen. Het hangt af van je kosten. Als je geen omzet had, maar wel zakelijke kosten met btw, kan je aangifte leiden tot teruggaaf.

Lees hiervoor btw aangifte zonder omzet. Had je geen omzet én geen kosten, dan gaat het eerder om nihil aangifte btw doen.

Welke btw kun je terugvragen?

Je kunt meestal btw terugvragen over zakelijke kosten die je gebruikt voor btw-belaste activiteiten. Denk aan:

• inkopen;
• voorraad;
• kantoorartikelen;
• laptop of monitor;
• zakelijke telefoon;
• software;
• websitekosten;
• marketingkosten;
• gereedschap;
• zakelijke diensten;
• investeringen.

Niet elke btw is aftrekbaar. Kosten moeten zakelijk zijn en je moet een goede factuur of bon hebben. Lees ook btw op zakelijke kosten aftrekken en btw op bonnetjes aftrekken.

Welke btw kun je niet terugvragen?

Je kunt niet zomaar alle btw terugvragen. Btw op privé-uitgaven is niet aftrekbaar. Ook btw op kosten die horen bij vrijgestelde omzet is meestal niet aftrekbaar. Daarnaast zijn er bijzondere regels voor gemengde kosten, auto, eten en drinken, relatiegeschenken en representatie.

Voorbeelden waarbij je moet opletten:

• privéaankopen;
• kosten zonder goede factuur;
• uitgaven voor vrijgestelde prestaties;
• gemengd zakelijk en privégebruik;
• bonnetjes zonder btw-specificatie;
• kosten die niet bij je onderneming horen.

Twijfel je? Vraag advies of controleer de regels voordat je btw aftrekt.

Hoe vraag je btw terug via de aangifte?

Je vraagt btw terug door de voorbelasting correct in te vullen in je btw-aangifte. Het systeem berekent daarna of je moet betalen of terugkrijgt. Zorg dat je bedragen kloppen en dat je bewijs hebt.

Gebruik eventueel btw aangifte invullen of het btw aangifte stappenplan.

Terugvragen bij onbetaalde factuur

Soms heb je btw afgedragen over een factuur die je klant uiteindelijk niet betaalt. In bepaalde gevallen kun je de btw op zo’n oninbare vordering terugvragen. Dit is een andere situatie dan gewone voorbelasting, maar voor ondernemers wel belangrijk.

Zorg dat je goed vastlegt waarom de factuur niet betaald is en welke stappen je hebt genomen. Dit kan onderdeel zijn van je debiteurenbeheer.

Btw terugvragen en buitenlandse kosten

Heb je buitenlandse kosten of facturen? Dan kan btw ingewikkelder worden. Soms staat er buitenlandse btw op de factuur, soms is de btw verlegd. De manier van verwerken hangt af van het land, de leverancier en de soort dienst of levering.

Lees meer bij btw aangifte buitenland en btw verleggen uitleg.

Btw terugvragen en KOR

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling? Dan bereken je meestal geen btw aan klanten en trek je geen btw af over zakelijke kosten. Daardoor kun je meestal ook geen btw terugvragen over gewone zakelijke kosten.

Dit is een belangrijk nadeel van de KOR voor ondernemers die veel investeren. Lees daarom kleineondernemersregeling btw voordat je kiest.

Veelgemaakte fouten bij btw terugvragen

Veelgemaakte fouten zijn:

• btw terugvragen op privé-uitgaven;
• kosten aftrekken zonder factuur;
• btw op vrijgestelde activiteiten aftrekken;
• buitenlandse btw verkeerd verwerken;
• bonnetjes zonder btw meenemen;
• startkosten vergeten;
• KOR verkeerd toepassen;
• facturen niet bewaren.

Lees btw aangifte fouten voorkomen om dit beter te controleren.

Praktische checklist

Controleer vóór je btw terugvraagt:

1. Is de uitgave zakelijk?
2. Gebruik je de aankoop voor btw-belaste omzet?
3. Heb je een correcte factuur of bon?
4. Staat de btw duidelijk vermeld?
5. Is er geen sprake van privégebruik?
6. Geldt er geen vrijstelling?
7. Is de factuur in het juiste tijdvak verwerkt?
8. Is de voorbelasting goed geboekt?

Veelgestelde vragen over btw terugvragen als ondernemer

Kan ik btw terugvragen als ik geen omzet had?

Ja, als je zakelijke kosten met aftrekbare btw hebt gemaakt.

Krijg ik btw automatisch terug?

Als je de btw-aangifte correct invult en de voorbelasting hoger is dan de af te dragen btw, kan teruggaaf volgen.

Mag ik btw op privéaankopen terugvragen?

Nee. Btw op privé-uitgaven is niet aftrekbaar.

Kan ik btw op een laptop terugvragen?

Ja, als de laptop zakelijk wordt gebruikt en je een correcte factuur hebt. Bij privégebruik moet je mogelijk corrigeren.

Kan ik btw terugvragen met de KOR?

Meestal niet voor gewone zakelijke kosten, omdat je bij de KOR doorgaans geen btw aftrekt.

Wat als ik een factuur later vind?

Dan kun je de fout mogelijk corrigeren via een volgende aangifte of suppletie.

Conclusie

Btw terugvragen als ondernemer kan interessant zijn, vooral bij startkosten, investeringen of perioden met weinig omzet. De kern is dat je alleen btw terugvraagt die zakelijk en aftrekbaar is.

Zorg voor goede facturen, een nette administratie en controleer of de kosten passen bij btw-belaste activiteiten. Zo voorkom je fouten en vraag je alleen btw terug waar je recht op hebt.