Voorbelasting aftrekken is een belangrijk onderdeel van btw aangifte doen. Als ondernemer betaal je btw over zakelijke kosten, inkopen en investeringen. Die btw mag je in veel gevallen aftrekken van de btw die je aan klanten hebt berekend. Daardoor betaal je minder btw of krijg je soms btw terug.
Voor veel ondernemers is voorbelasting een lastig begrip. Toch is de basis eenvoudig: betaal je btw over een zakelijke uitgave die je gebruikt voor btw-belaste omzet, dan kun je die btw vaak meenemen in je aangifte. Maar er zijn voorwaarden. Niet elke bon, factuur of uitgave geeft automatisch recht op aftrek.
Wat is voorbelasting?
Voorbelasting is de btw die jij als ondernemer betaalt aan andere ondernemers. Bijvoorbeeld op een laptop, zakelijke software, gereedschap, kantoorartikelen, voorraad, marketingkosten of diensten van een boekhouder.
Deze btw staat meestal op de factuur of bon. In je btw-aangifte trek je deze btw af van de btw die je zelf aan klanten hebt berekend.
Voorbeeld:
Je berekent €1.000 btw aan klanten. Je betaalde €250 btw over zakelijke kosten. Dan betaal je per saldo €750 btw.
Heb je meer voorbelasting dan af te dragen btw? Dan kun je mogelijk btw terugkrijgen. Lees btw terugvragen als ondernemer.
Wanneer mag je voorbelasting aftrekken?
Je mag voorbelasting meestal aftrekken als aan een paar voorwaarden is voldaan:
- de kosten zijn zakelijk;
- je gebruikt de aankoop voor btw-belaste activiteiten;
- je hebt een correcte factuur of bon;
- de btw staat duidelijk vermeld;
- de kosten horen bij je onderneming;
- er geldt geen uitsluiting of beperking.
Gebruik je de aankoop voor vrijgestelde activiteiten? Dan mag je de btw meestal niet aftrekken. Gebruik je iets deels zakelijk en deels privé? Dan mag je vaak alleen het zakelijke deel aftrekken.
Voorbeelden van aftrekbare voorbelasting
Voorbelasting komt vaak voor bij dagelijkse zakelijke kosten. Denk aan:
- laptop of computer;
- monitor en accessoires;
- boekhoudsoftware;
- zakelijke telefoon;
- kantoorartikelen;
- gereedschap;
- voorraad;
- websitekosten;
- hosting;
- advertenties;
- drukwerk;
- zakelijke advieskosten;
- opleiding of cursus voor je bedrijf.
Lees ook btw op zakelijke kosten aftrekken voor meer voorbeelden.
Voorbelasting op bonnetjes
Niet alleen grote facturen tellen mee. Ook kleine bonnetjes kunnen btw bevatten. Denk aan materialen, kantoorartikelen, parkeerkosten of kleine aankopen. Toch moet je goed controleren of de btw duidelijk op de bon staat.
Een goede bon bevat meestal:
- datum;
- naam van leverancier;
- omschrijving;
- bedrag exclusief btw;
- btw-tarief;
- btw-bedrag;
- totaalbedrag.
Lees meer bij btw op bonnetjes aftrekken.
Voorbelasting op facturen controleren
Een correcte factuur is belangrijk. Als de factuur niet klopt, kan btw-aftrek lastig zijn. Controleer daarom of de factuur de juiste gegevens bevat, zoals leverancier, jouw bedrijfsgegevens, datum, factuurnummer, btw-bedrag en btw-nummer.
Meer hierover vind je bij btw op facturen controleren.
Kosten deels zakelijk en deels privé
Sommige kosten gebruik je deels zakelijk en deels privé. Denk aan telefoon, internet, auto, laptop of werkruimte. In dat geval mag je meestal alleen het zakelijke deel van de btw aftrekken.
Voorbeeld:
Je gebruikt een telefoonabonnement voor 70% zakelijk en 30% privé. Dan trek je meestal alleen het zakelijke deel van de btw af. Maak een redelijke verdeling en bewaar je onderbouwing.
Voorbelasting bij startkosten
Startende ondernemers maken vaak kosten voordat er omzet is. Denk aan een website, laptop, software, cursus of voorraad. Als deze kosten zakelijk zijn en je onderneming btw-belaste activiteiten gaat verrichten, kan de btw mogelijk aftrekbaar zijn.
Daarom is eerste btw aangifte doen belangrijk. Starters vullen soms te snel nul in, terwijl ze btw over startkosten kunnen terugvragen.
Voorbelasting zonder omzet
Ook als je geen omzet had, kun je soms voorbelasting aftrekken. Het gaat erom of je zakelijke kosten hebt gemaakt en of die kosten verband houden met je onderneming. Heb je geen omzet maar wel kosten, dan kan je aangifte leiden tot teruggaaf.
Lees hiervoor btw aangifte zonder omzet. Had je geen omzet en geen kosten, dan is nihil aangifte btw doen waarschijnlijker.
Voorbelasting en btw-tarieven
Voorbelasting kan voorkomen bij verschillende btw-tarieven. Je leverancier kan 21%, 9% of soms 0% btw gebruiken. Alleen btw die daadwerkelijk in rekening is gebracht en aftrekbaar is, neem je mee.
Twijfel je over tarieven op je eigen verkoopfacturen? Lees btw tarieven 0 9 21 procent.
Voorbelasting en buitenland
Bij buitenlandse facturen moet je extra opletten. Soms staat er geen btw op de factuur omdat de btw is verlegd. Soms staat er buitenlandse btw op. De verwerking hangt af van de situatie.
Gebruik je online software uit een ander EU-land? Dan kan de btw verlegd zijn. Lees meer bij btw verleggen uitleg en btw aangifte buitenland.
Voorbelasting en KOR
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling? Dan bereken je meestal geen btw aan klanten en trek je ook geen btw af over zakelijke kosten. Voorbelasting aftrekken is dan meestal niet mogelijk.
Dit is een belangrijk punt bij de keuze voor de KOR. Als je veel investeringen hebt, kan het nadelig zijn dat je btw niet kunt terugvragen. Lees kleineondernemersregeling btw en btw aangifte met KOR.
Voorbelasting invullen in de aangifte
Je vult de aftrekbare voorbelasting in bij je btw-aangifte. Zorg dat je administratie het bedrag ondersteunt. Neem niet zomaar schattingen over. Elk bedrag moet terug te vinden zijn op facturen, bonnetjes of boekingen.
Wil je weten hoe je dit verwerkt? Lees btw aangifte invullen of gebruik het btw aangifte stappenplan.
Veelgemaakte fouten bij voorbelasting
Veel ondernemers maken fouten bij voorbelasting, vooral als zij snel aangifte doen.
Veelgemaakte fouten zijn:
- btw aftrekken zonder factuur;
- privé-uitgaven meenemen;
- kosten voor vrijgestelde omzet aftrekken;
- buitenlandse btw verkeerd verwerken;
- bonnetjes zonder btw-specificatie gebruiken;
- gemengde kosten volledig aftrekken;
- startkosten vergeten;
- KOR verkeerd toepassen;
- facturen in verkeerde periode boeken.
Lees ook btw aangifte fouten voorkomen.
Praktische checklist
Controleer per kostenpost:
- Is de aankoop zakelijk?
- Gebruik je deze voor btw-belaste omzet?
- Staat de factuur op naam van je bedrijf?
- Staat er btw op de factuur?
- Is het btw-bedrag duidelijk?
- Is er privégebruik?
- Geldt er een beperking?
- Is de factuur in de juiste periode geboekt?
Veelgestelde vragen over voorbelasting aftrekken
Wat is voorbelasting?
Voorbelasting is de btw die je betaalt over zakelijke kosten, inkopen en investeringen.
Mag ik alle btw op zakelijke kosten aftrekken?
Niet altijd. De kosten moeten zakelijk zijn en gebruikt worden voor btw-belaste activiteiten.
Kan ik voorbelasting aftrekken zonder omzet?
Ja, als je zakelijke kosten met aftrekbare btw hebt gemaakt.
Mag ik btw op privégebruik aftrekken?
Nee, niet voor het privédeel. Bij gemengd gebruik trek je alleen het zakelijke deel af.
Heb ik altijd een factuur nodig?
Voor aftrek heb je meestal een correcte factuur of bon nodig waarop de btw duidelijk staat.
Kan ik voorbelasting aftrekken met de KOR?
Meestal niet, omdat ondernemers met de KOR doorgaans geen btw aftrekken.
Conclusie
Voorbelasting aftrekken kan je btw-bedrag flink verlagen of leiden tot teruggaaf. De belangrijkste regel is dat de kosten zakelijk moeten zijn en gebruikt worden voor btw-belaste activiteiten.
Bewaar facturen en bonnetjes goed, controleer privégebruik en verwerk de bedragen zorgvuldig in je aangifte. Zo benut je aftrek waar je recht op hebt en voorkom je fouten.
