Btw op facturen controleren is een vaste stap binnen btw aangifte doen. Je verkoopfacturen bepalen hoeveel btw je moet afdragen, terwijl je inkoopfacturen bepalen hoeveel btw je mag aftrekken. Als facturen niet kloppen, klopt je btw-aangifte meestal ook niet.
Een fout op een factuur lijkt soms klein, maar kan gevolgen hebben. Denk aan een verkeerd btw-tarief, ontbrekend btw-nummer, fout factuurnummer, onduidelijke omschrijving of factuur die in het verkeerde kwartaal is verwerkt. Door facturen vooraf te controleren, voorkom je correcties achteraf.
Waarom facturen controleren belangrijk is
Facturen zijn de basis van je btw-administratie. Op je verkoopfacturen staat de btw die je aan klanten berekent. Op je inkoopfacturen staat de btw die je mogelijk mag aftrekken als voorbelasting.
Als een verkoopfactuur verkeerd is, draag je misschien te weinig of te veel btw af. Als een inkoopfactuur niet klopt, kan je aftrek van voorbelasting in gevaar komen.
Lees ook voorbelasting aftrekken en btw op zakelijke kosten aftrekken.
Wat controleer je op verkoopfacturen?
Je verkoopfacturen moeten duidelijk en volledig zijn. Controleer in ieder geval:
- je bedrijfsnaam;
- adresgegevens;
- btw-identificatienummer;
- KVK-nummer;
- factuurnummer;
- factuurdatum;
- klantgegevens;
- omschrijving van product of dienst;
- bedrag exclusief btw;
- btw-tarief;
- btw-bedrag;
- totaalbedrag;
- eventuele tekst bij btw verlegd.
Gebruik je meerdere btw-tarieven? Zorg dat per tarief duidelijk is welk bedrag erbij hoort. Lees btw tarieven 0 9 21 procent.
Wat controleer je op inkoopfacturen?
Bij inkoopfacturen gaat het vooral om de vraag of je btw mag aftrekken. Controleer daarom of de factuur compleet is en of de aankoop echt zakelijk is.
Let op:
- naam van leverancier;
- factuurdatum;
- factuurnummer;
- omschrijving;
- jouw bedrijfsgegevens;
- bedrag exclusief btw;
- btw-tarief;
- btw-bedrag;
- totaalbedrag;
- btw-nummer van leverancier;
- of de dienst of het product geleverd is.
Zonder goede factuur kan aftrek van btw lastig worden.
Factuurdatum en aangifteperiode
De factuurdatum bepaalt vaak in welke periode je de factuur verwerkt. Doe je per kwartaal aangifte? Dan moet je goed kijken of een factuur in Q1, Q2, Q3 of Q4 hoort.
Een factuur van 31 maart hoort meestal niet bij april, ook al wordt deze pas in april betaald. Dit is een veelgemaakte fout bij ondernemers die alleen naar bankbetalingen kijken.
Lees hiervoor btw aangifte kwartaal en btw aangifte deadline.
Btw-tarief controleren
Een verkeerd btw-tarief kan je aangifte flink beïnvloeden. Controleer daarom of 21%, 9%, 0% of vrijstelling juist is toegepast. Gebruik niet automatisch 21% voor alles.
Voorbeelden:
- veel diensten vallen onder 21%;
- sommige goederen en diensten vallen onder 9%;
- internationale leveringen kunnen onder 0% vallen;
- sommige prestaties zijn vrijgesteld;
- soms is btw verlegd.
Twijfel je? Lees btw tarieven 0 9 21 procent.
Btw verlegd op facturen
Als btw is verlegd, breng je geen btw in rekening, maar vermeld je op de factuur dat de btw is verlegd. Dit komt voor in bepaalde branches en internationale situaties. Voor de aangifte moet dit correct verwerkt worden.
Controleer altijd of de tekst “btw verlegd” op de factuur staat en of de klant een ondernemer is wanneer dat nodig is. Lees meer bij btw verleggen uitleg.
Buitenlandse facturen controleren
Buitenlandse facturen zijn extra gevoelig voor fouten. Soms staat er geen btw op omdat de btw is verlegd. Soms staat er buitenlandse btw op. Soms moet je opgaaf ICP doen.
Controleer bij buitenlandse facturen:
- land van leverancier of klant;
- btw-nummer;
- soort dienst of levering;
- reverse charge of btw verlegd;
- juiste verwerking in de aangifte;
- eventuele ICP-verplichting.
Lees btw aangifte buitenland, btw binnen EU diensten en opgaaf ICP doen.
Facturen en bonnetjes
Niet elke aankoop komt met een uitgebreide factuur. Soms heb je alleen een bonnetje. Controleer dan of het btw-bedrag duidelijk is en of de uitgave zakelijk is.
Lees btw op bonnetjes aftrekken voor kleine aankopen.
Factuur vergeten
Een vergeten verkoopfactuur betekent vaak dat je te weinig btw hebt aangegeven. Een vergeten inkoopfactuur kan betekenen dat je te weinig voorbelasting hebt afgetrokken. In beide gevallen kan correctie nodig zijn.
Lees btw aangifte corrigeren en btw suppletie doen.
Factuur zonder omzet
Soms heb je geen omzet, maar wel inkoopfacturen. Dan kun je mogelijk btw terugvragen. Controleer dit goed bij starters of rustige perioden.
Lees btw aangifte zonder omzet en btw terugvragen als ondernemer.
Veelgemaakte fouten bij facturen
Veelvoorkomende fouten zijn:
- factuurbedragen inclusief btw als omzet boeken;
- verkeerd btw-tarief gebruiken;
- factuur in verkeerde periode zetten;
- verkoopfactuur vergeten;
- creditfactuur niet verwerken;
- buitenlandse factuur verkeerd boeken;
- btw aftrekken op onvolledige factuur;
- btw verlegd niet vermelden;
- factuurnummers overslaan zonder verklaring.
Gebruik btw aangifte fouten voorkomen voor een laatste controle.
Praktische factuurcontrole
Gebruik deze checklist voor elke aangifte:
- Zijn alle verkoopfacturen verwerkt?
- Zijn factuurnummers compleet?
- Kloppen factuurdatums?
- Kloppen klantgegevens?
- Is het juiste btw-tarief gebruikt?
- Zijn creditfacturen verwerkt?
- Zijn inkoopfacturen compleet?
- Staat btw duidelijk vermeld?
- Zijn buitenlandse facturen gecontroleerd?
- Klopt het totaal met je administratie?
Veelgestelde vragen
Waarom moet ik facturen controleren voor btw-aangifte?
Omdat facturen bepalen hoeveel btw je moet betalen of mag aftrekken.
Wat als een factuur een verkeerd btw-tarief heeft?
Laat de factuur corrigeren of corrigeer je eigen verkoopfactuur. Verwerk het juiste bedrag in je administratie.
Mag ik btw aftrekken van een onvolledige factuur?
Dat kan lastig zijn. Vraag liever een correcte factuur op.
Moet een verkoopfactuur altijd btw bevatten?
Niet altijd. Bij vrijstelling, KOR, 0%-tarief of btw verlegd kan dat anders zijn.
Wat als ik een factuur later vind?
Dan moet je bepalen of correctie nodig is.
Is een bankbetaling genoeg bewijs?
Meestal niet. Voor btw heb je vaak een factuur of bon nodig.
Conclusie
Btw op facturen controleren voorkomt veel fouten in je aangifte. Controleer verkoopfacturen, inkoopfacturen, btw-tarieven, factuurdatums en buitenlandse transacties voordat je de aangifte verzendt.
Een goede factuurcontrole kost weinig tijd, maar kan correcties, suppleties en discussies achteraf voorkomen.
