Btw betalen na aangifte is de stap die veel ondernemers onderschatten. Je bent niet klaar zodra je btw aangifte doen hebt afgerond, want als uit je aangifte blijkt dat je btw moet betalen, moet de betaling ook op tijd en met de juiste gegevens worden gedaan. Aangifte indienen en btw betalen zijn dus twee aparte onderdelen van hetzelfde proces.
Veel problemen ontstaan doordat ondernemers de aangifte wel verzenden, maar de betaling vergeten. Soms wordt een verkeerd betalingskenmerk gebruikt. Soms staat er te weinig geld op de zakelijke rekening. Met een vaste werkwijze kun je dit eenvoudig voorkomen.
Wanneer moet je btw betalen na aangifte?
Je betaalt btw als de btw die je aan klanten hebt berekend hoger is dan de btw die je mag aftrekken over zakelijke kosten. Je ontvangt dan als ondernemer meer btw dan je zelf hebt betaald. Het verschil draag je af aan de Belastingdienst.
Een eenvoudige berekening:
te betalen btw = ontvangen btw – aftrekbare voorbelasting
Voorbeeld: je hebt €1.500 btw aan klanten berekend en €400 btw betaald over zakelijke kosten. Dan betaal je €1.100 btw.
Wil je beter begrijpen wat aftrekbare btw is? Lees voorbelasting aftrekken.
Aangifte verzenden is niet genoeg
Na het invullen en verzenden van je btw-aangifte krijg je meestal een overzicht van het bedrag dat je moet betalen. Dit bedrag moet je zelf betalen. De aangifte wordt niet automatisch betaald, tenzij je via een aangeboden betaalmethode betaalt of zelf de betaling goed instelt.
Controleer daarom na verzending altijd:
- moet ik betalen?
- welk bedrag moet ik betalen?
- wat is het betalingskenmerk?
- op welke rekening moet ik betalen?
- wat is de uiterste betaaldatum?
- heb ik de betaling ingepland?
- heb ik de bevestiging opgeslagen?
Lees ook btw aangifte deadline.
Betalingskenmerk gebruiken
Bij btw betalen is het betalingskenmerk belangrijk. Daarmee kan de Belastingdienst je betaling koppelen aan de juiste aangifte en periode. Gebruik dus niet zomaar een oude omschrijving of alleen je btw-nummer.
Controleer het betalingskenmerk in je aangifteoverzicht, Mijn Belastingdienst Zakelijk of je boekhoudsoftware. Maak je een fout in het kenmerk, dan kan de betaling verkeerd of vertraagd worden verwerkt.
Betaal op tijd
De betaling moet op tijd binnen zijn. Het is daarom slim om niet tot de laatste dag te wachten. Banken kunnen verwerkingstijd hebben en fouten kosten extra tijd. Plan je betaling direct na het indienen van de aangifte.
Ben je te laat met betalen? Lees btw aangifte te laat.
Btw apart zetten
De btw die je aan klanten berekent, is geen winst. Je ontvangt dit bedrag tijdelijk en draagt het later af. Toch geven veel ondernemers het btw-deel ongemerkt uit. Daardoor ontstaat stress als de aangifte betaald moet worden.
Een praktische oplossing is een aparte btw-rekening. Elke keer dat een klant betaalt, zet je het btw-bedrag apart. Bij een factuur van €1.210 inclusief 21% btw zet je €210 apart. Zo blijft het geld beschikbaar voor de aangifte.
Voor zzp’ers is dit extra handig. Lees ook btw aangifte doen als zzp’er.
Wat als je niet genoeg geld hebt?
Als je te weinig geld hebt om de btw te betalen, is dat een serieus signaal. De btw was eigenlijk al ontvangen van klanten. Controleer waar het geld is gebleven en betaal zo snel mogelijk wat je kunt volgens de juiste instructies.
Neem bij betalingsproblemen contact op met de Belastingdienst of vraag hulp aan een boekhouder. Wacht niet tot er extra berichten of aanslagen komen.
Voorkomen is beter: zet btw apart en controleer maandelijks hoeveel je ongeveer moet afdragen.
Betalen bij kwartaalaangifte
Veel ondernemers betalen btw per kwartaal. Dat betekent dat je vier keer per jaar een bedrag moet reserveren. Als je omzet sterk wisselt, kan het bedrag per kwartaal flink verschillen.
Lees hiervoor btw aangifte kwartaal. Gebruik elk kwartaal dezelfde routine: administratie afronden, aangifte invullen, bedrag controleren en betaling plannen.
Wat als je niets hoeft te betalen?
Soms komt je aangifte uit op nul. Bijvoorbeeld omdat je geen omzet had, of omdat ontvangen btw en aftrekbare btw gelijk zijn. Dan hoef je niets te betalen, maar je moet de aangifte meestal wel verzenden als die klaarstaat.
Lees nihil aangifte btw doen en btw aangifte zonder omzet.
Wat als je btw terugkrijgt?
Als je meer aftrekbare btw hebt dan ontvangen btw, krijg je mogelijk btw terug. Je hoeft dan niets te betalen. Controleer wel of je bankgegevens en aangifte kloppen.
Meer hierover lees je bij btw terugvragen als ondernemer.
Fout gemaakt bij betaling
Heb je een verkeerd bedrag betaald, een verkeerd kenmerk gebruikt of dubbel betaald? Controleer eerst je aangifte, betalingsbewijs en berichten van de Belastingdienst. Soms wordt een betaling later alsnog gekoppeld, maar bij twijfel is het verstandig contact op te nemen.
Maak een notitie in je administratie:
- wat is er betaald?
- op welke datum?
- met welk kenmerk?
- voor welk tijdvak?
- wat had betaald moeten worden?
Als de fout te maken heeft met de aangifte zelf, lees dan btw aangifte corrigeren.
Betalen na correctie of suppletie
Soms moet je niet alleen betalen na een gewone aangifte, maar ook na een correctie. Als je eerder te weinig btw hebt aangegeven, kan een suppletie leiden tot een extra betaling.
Lees hiervoor btw suppletie doen.
Praktische betaalroutine
Gebruik een vaste routine:
- Rond je administratie af.
- Vul de aangifte in.
- Controleer het eindbedrag.
- Verzend de aangifte.
- Noteer betalingskenmerk.
- Plan betaling direct in.
- Bewaar betalingsbewijs.
- Controleer later of betaling is verwerkt.
Deze routine kost weinig tijd en voorkomt veel problemen.
Veelgemaakte fouten bij btw betalen
Veelgemaakte fouten zijn:
- denken dat verzending automatisch betaling is;
- betaling vergeten;
- verkeerd betalingskenmerk gebruiken;
- oude bankgegevens gebruiken;
- te laat betalen;
- btw niet apart zetten;
- bedrag verkeerd overnemen;
- betaling doen voor het verkeerde tijdvak;
- geen bewijs bewaren.
Lees ook btw aangifte fouten voorkomen.
Veelgestelde vragen over btw betalen na aangifte
Moet ik direct betalen na het indienen?
Je moet zorgen dat de betaling op tijd binnen is. Direct betalen of direct inplannen is meestal het veiligst.
Waar vind ik het betalingskenmerk?
Dat vind je meestal in Mijn Belastingdienst Zakelijk, in je aangifteoverzicht of via je boekhoudsoftware.
Wat als ik de aangifte wel deed maar niet betaalde?
Dan kun je alsnog te laat zijn met betalen. Betaal zo snel mogelijk.
Wordt btw automatisch afgeschreven?
Niet standaard. Je moet zelf controleren hoe de betaling wordt gedaan.
Wat als ik te veel betaal?
Controleer je betaling en neem zo nodig contact op of wacht op verwerking. Bewaar altijd je betalingsbewijs.
Hoe voorkom ik dat ik btw-geld uitgeef?
Zet ontvangen btw direct apart op een aparte rekening.
Conclusie
Btw betalen na aangifte is net zo belangrijk als het indienen van de aangifte zelf. Controleer het bedrag, gebruik het juiste betalingskenmerk en plan de betaling direct in.
Door btw apart te zetten en een vaste betaalroutine te gebruiken, voorkom je stress, te late betalingen en onnodige fouten.
